¿Cuántas veces nos ha pasado que escribimos correos a nuestros clientes (internos y externos) y pasan completamente desapercibidos y quedan en el olvido en sus bandejas de entrada o simplemente son eliminados? Seguramente muchas… ¿Sabes por qué está pasándote esto? Si estás cometiendo uno de estos 7 errores es probable que estés a tiempo de corregirlos y tus correos dejen de ser ignorados.
1) No estás siendo claro y específico en lo que quieres
¿Por qué razón le estás enviando un correo? ¿Está siendo suficientemente clara la razón del mismo para el destinatario? Quizá no obtienes respuestas de tus clientes porque no saben lo que esperas que hagan con esa información que les hiciste llegar.
Lo que sea que quieras que hagan, ¡pídelo! Hazles saber claramente si necesitas que tomen una decisión, que descarguen un archivo, que entren a algún sitio web, etc. Incluso si es un correo informativo, debes hacérselos saber también, para que sepan que no deben hacer nada específico.
Es probable que pienses que estás siendo suficientemente claro, pero la gente no lo está haciendo… por tanto:
2) Es demasiado largo y no lo leen
Todos hemos recibido este tipo de correos. Cuando lo abres y ves una cantidad importante de texto generalmente lo cierras y pasas al siguiente. ¿Si tú no los lees, por qué crees que tu cliente lo va a hacer?
Una mejor estrategia es mantener tus correos breves y directos. Elimina todo lo que no sea esencial en el cuerpo del texto. Lo que tu correo contenga debe de ser lo mínimo indispensable para ser claro sobre lo que le estás comunicando a tu cliente y que no le tome una eternidad leerlo.
Por lo general le asignamos entre 10 y 20 segundos en promedio a un correo; si no es breve o de extremo interés para el lector no le dará ni 2 segundos y pasará al siguiente (recibimos mínimo 5 correos de promociones en nuestras bandejas cada día).
Usa frases cortas y palabras simples, no quieras ser muy técnico. Si tienes que emplear un texto largo, usa párrafos cortos, listas (con viñetas) y espacios en blanco para que no se vea como un gran bloque de texto y la lectura sea más amable.
3) Copiar a demasiadas personas
Hay dos problemas principales cuando copias a demasiadas personas en un correo, y requieres recibir una respuesta de parte de ellos.
Primero: nadie lo responde porque alguno asumirá que otro de los que están copiados lo hará, así que no considera que sea su responsabilidad hacerlo.
Segundo: copiar a demasiadas personas en un correo es un hábito. Si lo haces con frecuencia, la gente te identificará como alguien que frecuentemente les envía correos que no los involucran y que su respuesta no es relevante. Los has educado para no darle prioridad a tus correos.
4) Enviar demasiados correos o prolongar las cadenas de respuesta de ellos
Esto está relacionado directamente con el punto anterior: enviar constantemente correos o responder con el clásico “Ok, gracias.” Le enseña a la gente la misma lección anterior: todos tenemos a alguien así en nuestras bandejas de entrada, esa persona que odias ver en tu bandeja… ¡NO SEAS ESA PERSONA!
Si quieres clientes que respondan tus correos, asegúrate de que cada correo que le envías es un correo relevante. Ésta es una mejor estrategia sin duda.
5) Títulos malos para tus correos
Una de las estrategias en email marketing aplica también para los correos de trabajo. Un excelente contenido en tu correo puede ser destruido por un mal título y no va a recibir la atención que necesitas. Los títulos de tus correos deben ser concisos y orientados a la acción que requieres.
Debido a que mucha gente revisa sus correos en sus teléfonos, escribe un título para tu correo que funcione también en medios móviles. Lo mismo aplica para las primeras líneas del contenido del correo: si es lo único que el usuario ve en la vista previa (en móvil como en escritorio) dales una razón para abrirlo y terminar de leer el resto.
6) Ser descortés y tener mala ortografía
Escribir algo breve y directo no significa perder la cortesía. Un correo que no dice nada más que la acción que pretendes que el receptor haga, puede ser directo, pero ¿quién va a querer responderte hablándole de esa forma?
La etiqueta básica es necesaria, como el incluir un saludo y una despedida. Los correos electrónicos incluso tienen su propia etiqueta que vale la pena aprender y seguir, así que evita escribir con mayúsculas el cuerpo del texto y, en la medida de lo posible, procura seguir las reglas de ortografía y gramática.
7) Un correo no necesariamente es el medio correcto de comunicación que requieres
Tenemos muchos canales de comunicación con los clientes. Un correo electrónico es sólo uno de ellos y para algunas cosas no es la mejor opción. Preguntas rápidas, quizás sean mejor a través de un servicio de chat (WhatsApp, SMS, Skype). Algunos temas requieren una conversación fluida y en tiempo real, que un correo no puede ofrecer. Quizá lo mejor sea levantar el teléfono y llamar directamente a tu cliente o hacer una video conferencia. Esto sin duda es mejor si vas a involucrar a más personas en la conversación (en vez de copiar a todos en tu correo).
En fin, tenemos muchas soluciones tecnológicas en nuestras manos para comunicarnos con nuestros clientes. El objetivo es obtener una respuesta de parte de ellos, no recibir sólo otro correo.
Antes de enviar un correo electrónico, considera si es realmente el método de comunicación que va a resolver más eficientemente el problema. Recuerda que tu objetivo es obtener una respuesta, no ser otro correo no visto en la bandeja de entrada de tu cliente.
Juan Campo
